État des lieux en l’absence du locataire : comment faire ?

Un état des lieux d’entrée ou de sortie est normalement réalisé en présence du propriétaire et du locataire, ou de leurs représentants. Mais dans la pratique, il arrive qu’un locataire ne puisse pas être présent le jour du rendez-vous, qu’il se fasse représenter ou, dans certains cas, qu’il ne se présente tout simplement pas.

Peut-on alors réaliser l’état des lieux sans lui ? Peut-il donner procuration à une autre personne ? Que doit faire le propriétaire si le locataire ne se présente pas au rendez-vous ?

Ces situations doivent être distinguées, car l’absence d’un locataire ne permet pas automatiquement au propriétaire de réaliser seul un état des lieux qui aura la même valeur qu’un document établi contradictoirement.

Pourquoi l’état des lieux doit-il être contradictoire ?

L’état des lieux permet de constater précisément l’état du logement et de ses équipements à l’entrée puis à la sortie du locataire. La comparaison des deux documents permet notamment de déterminer si certaines dégradations sont apparues pendant la location.

Pour remplir pleinement ce rôle, l’état des lieux doit être établi contradictoirement et amiablement par le propriétaire et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Chaque partie doit donc pouvoir participer aux constatations et faire inscrire ses éventuelles observations.

Le document est ensuite daté et signé par les personnes présentes ou leurs représentants.

Cette procédure protège aussi bien le locataire que le propriétaire : elle permet de disposer d’un constat commun sur lequel s’appuyer en cas de désaccord ultérieur.

Le locataire peut-il se faire représenter lors de l’état des lieux ?

Oui. Si le locataire ne peut pas être présent le jour de l’état des lieux, il peut se faire représenter par une autre personne.

Cette solution permet de conserver le caractère contradictoire de l’état des lieux : la personne mandatée participe aux constatations, peut formuler des observations et signe le document au nom du locataire.

Il est préférable de prévoir une procuration écrite précisant l’identité de la personne mandatée et l’objet du mandat. Le représentant doit également disposer des informations nécessaires pour pouvoir vérifier correctement l’état du logement.

Cette possibilité peut notamment être utile en cas d’indisponibilité professionnelle, de déplacement ou lorsque le locataire a déjà quitté la région au moment de l’état des lieux de sortie.

Le propriétaire peut-il également se faire représenter ?

Oui. Le propriétaire n’est pas obligé d’être personnellement présent. Il peut confier la réalisation de l’état des lieux à un mandataire ou à un professionnel.

C’est notamment le cas lorsqu’une agence immobilière, un administrateur de biens ou un professionnel spécialisé dans les états des lieux intervient pour le compte du propriétaire.

Le recours à un professionnel permet également de disposer d’un constat détaillé et documenté de l’état du logement, particulièrement utile lors de la comparaison entre l’entrée et la sortie.

Que faire si le locataire ne vient pas au rendez-vous ?

Si le locataire ne se présente pas au rendez-vous et n’a mandaté personne pour le représenter, la situation est différente. Le propriétaire ne doit pas considérer qu’un état des lieux réalisé seul aura automatiquement la même valeur qu’un état des lieux contradictoire.

Dans un premier temps, il est préférable de tenter de contacter le locataire et, lorsque cela est possible, de convenir d’un nouveau rendez-vous. Cela permet de privilégier une solution amiable et d’éviter une contestation ultérieure.

Si l’état des lieux ne peut pas être réalisé contradictoirement en raison du refus ou de l’absence de l’une des parties, le propriétaire comme le locataire peut faire appel à un commissaire de justice pour établir un constat locatif.

Quand faire appel à un commissaire de justice ?

Le recours à un commissaire de justice permet d’établir l’état des lieux lorsqu’une réalisation amiable et contradictoire n’est pas possible.

Le commissaire de justice convoque les parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec accusé de réception. L’état des lieux peut alors être réalisé même si l’une des parties ne se présente pas au rendez-vous.

Lorsque le commissaire de justice intervient dans ce cadre en raison de l’impossibilité d’établir l’état des lieux à l’amiable, les frais sont partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire.

Cette procédure permet ainsi de disposer d’un constat ayant une valeur probante même en cas d’absence persistante ou de désaccord.

Comment anticiper un état des lieux en l’absence du locataire ?

Lorsqu’un locataire sait qu’il ne pourra pas être présent, il est préférable d’en informer le propriétaire ou son mandataire le plus tôt possible. Un nouveau rendez-vous peut alors être organisé ou le locataire peut choisir de se faire représenter.

Anticiper cette situation permet de préserver le caractère contradictoire de l’état des lieux et d’éviter des démarches supplémentaires.

Faire réaliser son état des lieux par un professionnel à Nantes

Faire appel à un professionnel permet au propriétaire, à l’agence immobilière ou à l’administrateur de biens de déléguer la réalisation de l’état des lieux lorsqu’il ne souhaite pas ou ne peut pas être présent.

VYM Services Immo réalise des états des lieux d’entrée et de sortie à Nantes et dans Nantes Métropole, avec un relevé précis de l’état du logement et de ses équipements.

En cas d’indisponibilité du locataire, nous pouvons également vous accompagner dans l’organisation pratique de l’état des lieux et de sa réalisation.

Vous souhaitez organiser un état des lieux à Nantes ou dans la métropole nantaise ? Contactez VYM Services Immo pour échanger sur votre situation et obtenir un devis.